10 avantages des bornes interactives de santé pour les patients et les cabinets médicaux

Si votre accueil est débordé, pas besoin de rapport, ça se sent. La file d'attente s'allonge. Les patients commencent à regarder autour d'eux. Le personnel essaie de répondre aux questions tout en gérant l'enregistrement, les formulaires, les appels, les paiements… bref, tout. Et le moindre imprévu se traduit par un retard pour tout le monde.

Heureusement, remédier à ce problème ne signifie pas transformer votre clinique en un environnement sans personnel, où l'on se contente de toucher un écran. Une borne interactive est optimale lorsqu'elle effectue les tâches nécessaires et libère le personnel pour le reste. Elle représente une aide précieuse pour l'accueil, les formulaires, les paiements de base et l'orientation.

Certaines équipes craignent que les bornes interactives ne frustrent les patients ou ne rendent le hall d'accueil impersonnel. Cela se produit généralement lorsqu'elles sont complexes ou imposées. En revanche, lorsque le parcours est simple et que le personnel reste facilement accessible, l'expérience est fluide et rapide : optionnelle, utile et non un obstacle.

Voici les 10 premiers avantages que les cliniques constatent après l'installation d'une borne interactive de soins de santé.

1) Enregistrement plus rapide et files d'attente réduites

La plupart des journées où l'on est en retard commencent à l'accueil. Une borne interactive offre aux patients un deuxième point de départ pour leur visite, de sorte que le comptoir ne soit plus le seul point d'entrée.

Cela s'avère surtout utile lorsqu'il s'agit de gérer les bases :

• Confirmer le rendez-vous
• Mettre à jour quelques détails
• Terminez votre enregistrement et passez à la suite.

Il ne s'agit pas de technologie, il s'agit d'éliminer le seul goulot d'étranglement.

2) Moins de paperasse, moins de formulaires à remplir plusieurs fois

Le papier est sournois et cela ne semble pas poser problème tant qu'on n'en manipule pas des piles, toute la journée, tous les jours.

Une borne médicale affiche les formulaires d'admission à l'écran afin que les informations soient saisies directement. Cela signifie :

• Moins de pages manquantes
• Moins de formulaires à moitié remplis
• Temps de numérisation/archivage réduit
• Moins de moments « vous avez rempli cela la dernière fois, mais… »

3) Meilleure précision des données (et moins d'erreurs d'enregistrement)

La plupart des problèmes administratifs commencent par de petites erreurs : un chiffre erroné dans un numéro de téléphone, une date de naissance incorrecte, un nom mal orthographié ou des informations d’assurance incohérentes. Résultat : facturation retardée, demandes de remboursement rejetées, dossiers en double et personnel qui perd du temps à corriger des erreurs inutiles.

Une borne interactive de santé est utile car elle permet aux patients de vérifier et de corriger leurs saisies avant de les soumettre. Certains systèmes proposent également des options de vérification d'identité, selon la configuration et les règles locales, ce qui contribue à réduire davantage les erreurs.

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4) Amélioration de la confidentialité des patients à l'accueil

Les comptoirs d'accueil sont des lieux publics où les gens se tiennent proches les uns des autres et où les voix portent. Certains patients préfèrent ne pas divulguer d'informations personnelles à voix haute dans un hall bondé.

Une borne interactive à l'hôpital offre aux patients une manière plus privée d'effectuer des démarches de base comme l'enregistrement et la confirmation des informations, surtout si la borne est placée avec un peu d'espace et des écrans de confidentialité aux endroits nécessaires.

5) Un encaissement plus fluide et moins d'interactions gênantes

Les participations forfaitaires et les paiements de base peuvent ralentir le guichet au pire moment, lorsque la file d'attente s'allonge déjà et que les téléphones n'arrêtent pas de sonner.

Les bornes interactives du secteur de la santé permettent de traiter les paiements facilement et de délivrer un reçu/une confirmation. Cela évitera que le guichet ne devienne une simple caisse et contribuera à désengorger le hall d'entrée, assurant ainsi la fluidité du flux de patients.

6) Signalétique claire : « Où dois-je aller maintenant ? »

L'orientation des patients est un de ces petits problèmes qui surviennent tout au long de la journée. Stressés, en retard, indécis, ils errent ou retournent sans cesse à l'accueil.

Un kiosque d'hôpital peut fournir :

• Cartes et itinéraires
• invites du département
• Instructions « Suivez ici » après l’enregistrement.

Cela est particulièrement important dans les grands bâtiments, les immeubles à plusieurs étages et les campus où la signalétique ne peut pas couvrir toutes les situations.

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7) Réduction de la charge de travail des équipes d'accueil et d'administration

Une borne interactive ne remplace pas votre personnel, elle le décharge des tâches répétitives.

Lorsque les tâches de routine sont transférées vers une borne médicale (enregistrement, mises à jour, impression des instructions), le personnel récupère du temps pour le travail essentiel :

• Problèmes d'horaire
• Cas particuliers
• questions d'assurance
• Aider les patients anxieux ou confus
• Régler les problèmes avant qu'ils n'entraînent des retards

Quand le bureau est aéré, tout semble plus calme.

8) Une expérience patient plus homogène sur tous les sites

Si vous avez plusieurs sites ou même du personnel en rotation, les procédures d'admission varient. Un site procède d'une manière, un autre différemment. Les patients le remarquent et s'agacent rapidement de ces incohérences.

Un kiosque de santé permet de garantir la constance des soins de base :

• Mêmes invites
• Même ordre
• Même flux

Cette prévisibilité réduit la confusion et rend les visites plus agréables.

9) Meilleur débit aux heures de pointe (sans agrandir le hall d'entrée)

Lorsque l'activité augmente brusquement, les cliniques se retrouvent souvent dans une impasse : embaucher plus de personnel ou accepter des temps d'attente plus longs.

Un kiosque de santé augmente la capacité d'accueil sans ajouter de comptoir. Cela s'avère utile pendant :

• pics saisonniers
• Campagnes de vaccination
• Blocs de suivi des soins chroniques
• Les matins où les arrivées se regroupent

Il ne s'agit pas de presser les patients, mais d'empêcher les tâches administratives de routine d'empiéter sur le temps de consultation.

10) Un engagement accru des patients grâce à un libre-service simplifié

Les bornes interactives peuvent faire bien plus que s'enregistrer, mais seulement si elles restent simples.

Selon votre organisation, une borne médicale peut faciliter la confirmation des rendez-vous, l'affichage de rappels concernant les ordonnances et l'envoi de messages courts. L'avantage principal réside dans la simplicité et la rapidité d'utilisation, contrairement aux mini-applications que les patients doivent comprendre dans la salle d'attente.

Le choix du partenaire est aussi important que les fonctionnalités du kiosque.

Soyons francs : les bornes interactives ne sont utiles que si elles sont fiables et faciles d’utilisation. Si leur fonctionnement est complexe ou si elles sont souvent hors service, le personnel doit constamment les surveiller, ce qui engendre une charge de travail supplémentaire au lieu d’en réduire le coût.

Chez Hongzhou Smart , nous concevons et fabriquons des solutions de bornes interactives intelligentes ODM/OEM pour de multiples secteurs, avec un accent particulier sur les environnements de soins de santé où la durabilité et la disponibilité sont primordiales.

Nous développons des bornes interactives destinées aux cliniques et aux hôpitaux afin de faciliter l'accueil, l'enregistrement et la gestion du flux de patients, sans créer de frictions. Notre entreprise s'engage à respecter une philosophie de fabrication de qualité, comme en témoignent nos certifications ISO 9001 et ISO 13485 (entre autres).

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